Como detetar pagamentos duplicados a fornecedores

• A mesma fatura chega por vários canais (email, papel, portal) e é registada duas vezes.
• O fornecedor existe duas vezes no ficheiro de fornecedores, com códigos diferentes.
• O número da fatura é registado com pequenas diferenças (zeros, hífenes, espaços).
• O fornecedor reemite uma fatura (segunda via) que é tratada como nova.
• Pagamentos urgentes ou manuais são feitos fora do circuito normal.
• Grupos com várias entidades pagam a mesma fatura em empresas diferentes.

• Fornecedores com nomes, NIF ou IBAN repetidos no ficheiro de fornecedores.
• Faturas do mesmo fornecedor com o mesmo valor em datas próximas.
• Saldos devedores (a seu favor) nas contas correntes de fornecedores.
• Notas de crédito que o fornecedor emitiu e que nunca foram utilizadas.

1. Extraia faturas, pagamentos e notas de crédito de, pelo menos, vários exercícios.
2. Normalize os dados: números de fatura, NIF, nomes de fornecedores e datas.
3. Procure duplicados exatos (mesmo fornecedor, número e valor).
4. Procure duplicados aproximados (valores, datas ou referências semelhantes).
5. Valide cada caso com a fatura original e o comprovativo de pagamento.
6. Peça a devolução ou a compensação ao fornecedor, com a prova documental.

• Bloquear no ERP faturas com o mesmo fornecedor, número e valor.
• Manter um ficheiro de fornecedores limpo, com validação de NIF e IBAN.
• Centralizar a receção de faturas num único canal.
• Separar funções entre quem regista, aprova e paga.
• Reconciliar regularmente os extratos de conta corrente dos fornecedores.

Quando o volume de faturas é elevado, há vários sistemas ou entidades, ou a equipa não tem tempo para analisar vários anos de dados. Uma auditoria de recuperação de valor combina ferramentas de cruzamento de dados com experiência na recuperação junto dos fornecedores.