Como funciona uma auditoria de recuperação de valor
Uma auditoria de recuperação de valor da Qrecovr decorre em quatro fases: diagnóstico, análise, recuperação e prevenção. Trabalhamos a partir de extrações dos seus sistemas, sem instalar software nem interromper a operação, e só contactamos fornecedores ou entidades depois de validar cada caso consigo.
1. Diagnóstico: o que precisamos de saber?
- Reunião inicial para conhecer os seus processos de compras e pagamentos, sistemas e principais fornecedores.
- Identificação dos dados necessários e dos períodos a analisar.
- Assinatura de um acordo de confidencialidade.
- Resultado: âmbito definido e plano de trabalho. O diagnóstico é gratuito.
2. Análise: como encontramos os erros?
- Tratamento das extrações de faturas, pagamentos, notas de crédito, contratos e extratos de conta corrente.
- Cruzamento automático dos dados, seguido de revisão por analistas.
- Confirmação de cada caso com prova documental.
- Resultado: lista de casos validados, com valor e fundamento.
3. Recuperação: como é devolvido o valor?
- Apresentamos-lhe os casos e só avançamos com os que aprovar.
- Contactamos os fornecedores ou as entidades competentes, de forma profissional e discreta.
- Acompanhamos cada caso até ao reembolso, à nota de crédito ou à compensação.
- Resultado: relatório com os valores reclamados e recuperados.
4. Prevenção: como evitar que se repita?
- Identificamos as causas de cada tipo de erro.
- Recomendamos controlos práticos para compras, contas a pagar e gestão de fornecedores.
- Opcionalmente, mantemos a vigilância com o Qrecovr Radar, a nossa solução de monitorização contínua.
Que dados são necessários?
Extrações (Excel, CSV ou exportações do ERP) de faturas de fornecedores, pagamentos, notas de crédito, ficheiro de fornecedores, contratos e tabelas de preços e, quando aplicável, declarações e registos de IVA. Não é preciso mudar de sistema.
Como são protegidos os seus dados?
Os dados são tratados apenas para a finalidade acordada, com acesso restrito à equipa do projeto e ao abrigo de um acordo de confidencialidade e de um contrato de tratamento de dados. Os ficheiros entregues pelo cliente ficam guardados no servidor interno da Qrecovr e, no final do projeto, são eliminados ou devolvidos, nos termos acordados com cada cliente.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora uma auditoria?
Depende do volume e da qualidade dos dados. Indicamos o prazo no final do diagnóstico.
A nossa equipa tem de dedicar muito tempo?
Pouco. Precisamos de um interlocutor e das extrações de dados; a análise e a recuperação ficam connosco.
Os fornecedores são contactados sem o nosso acordo?
Não. Nenhuma reclamação avança sem a sua aprovação.
Que períodos são analisados?
Normalmente vários exercícios anteriores, dentro dos prazos legais e contratuais aplicáveis a cada caso.